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Dématérialisation : et si vous passiez au tout numérique ?
Dématérialisation fonctionnelle ou dématérialisation à valeur probante : des objectifs différents à définir avant de s'engager.
La dématérialisation, ou remplacement du support papier par un fichier informatique, implique deux approches distinctes, à combiner selon vos besoins et concerne tous les documents et processus de votre organisation.
1. Améliorer vos traitements et réduire vos coûts
Pour optimiser vos traitements et réduire vos budgets de fonctionnement, optez pour une approche fonctionnelle
- La dématérialisation simple transforme les supports papier existants en supports numériques.
- La dématérialisation à la source élimine le papier à la source.
Dans cette première approche, la dématérialisation s'appuie sur des outils opérationnels. Les traitements sont simplifiés, mais la conservation de copiés papier reste nécessaire pour certains documents de gestion, conformément à la loi et à la règlementation propre à chaque secteur d'activité.
2. Sécuriser vos informations numériques
Pour sécuriser vos informations numériques à des fins de preuves tout en restant dans la légalité, optez pour une approche à valeur probante
- Les originaux et duplicatas papier sont éliminés, au profit des seuls documents numériques, sous respect de certaines contraintes techniques.
Dans cette seconde approche, la dématérialisation s'appuie sur des outils validés par la loi pour authentifier les acteurs et garantir la pérennité et la confidentialité des informations.
L'archivage à valeur probante assure la pérennité et l'intelligibilité des informations jusqu'à restitution
Le stockage de la preuve de la signature et des documents signés électroniquement pendant une longue période de temps ne suffit pas à assurer la conservation de la preuve.
La valeur probante d'une archive s'acquière par mise en oeuvre d'une procédure d'archivage sécurisé du document numérique assurant une chaîne de traçabilité et de confiance durant les quatre phases classiques de la vie d'une archive pour maintenir :
Sa pérennité : les technologies de stockage non réinscriptibles (WORM) permettent de se prémunir d'altération accidentelle ou malveillante, et la conservation, au-delà du document lui-même, de tous les éléments « probatoires » pourra, le moment venu, étayer sa validité.
Notre solution d'archivage sécurisé en ligne
- Le Coffre-Fort Virtuel® e-coffrefort®, un service disponible par abonnement.
Nos solutions de GED fonctionnent avec les matériels standards
de numérisation et sont compatibles avec Windows à 100 %