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Gestion des courriers entrants
La problématique de traitement du courrier entrant est une préoccupation actuelle ; la quantité de courrier entrant, devient de plus en plus importante
et nécessite une répartition intelligente, afin que le cheminement soit le plus
précis et le plus rapide possible.
Un même courrier pourra intéresser plusieurs intervenants, appartenant ou non au même service.
Sa distribution s'en verra sinon compliquée, tout du moins délicate.
C'est la raison pour laquelle, avant la mise en place d'une gestion de courrier entrant, il conviendra :
- de faire apparaître les évidences
- d'analyser les différents cheminements possibles qu'ils soient consécutifs ou simultanés
- et de mettre en place une organisation rigoureuse.
Le principe de la gestion du courrier peut être schématisé de façon simplifiée :
| 1 | Réception et dépouillement | Cette tâche est manuelle et nécessite forcément une intervention et une réflexion humaine. |
| 2 | Numérisation | Numérisation des courriers entrants, avec un traitement par lots possible selon la nature, la destination des courriers… |
| 3 | OCR/LAD | Selon la complexité, une lecture LAD peut être effectuée (OCR) |
| 4 | Indexation | Indexation des fichiers créés, afin de pouvoir les extraire et les réutiliser plus facilement. |
| 5 | Intégration | C’est à ce stade que le document va être intégré dans la GED ou dans le logiciel de Gestion de processus ou tout simplement dans une base documentaire. |
| 6 | Distribution (mail) | En dernière phase, information des personnes concernées, par mail. Cette étape sera la dernière avant la mise en marche du processus d’affaire. |
Le choix d’une solution de gestion du courrier entrant est fonction du niveau d’intégration souhaité au sein du système informatique existant.
SYGED réalise pour vous des adaptations spécifiques afin de mettre en adéquation la gestion du courrier entrant avec votre informatique, vos objectifs et vos exigences. Consultez nous !
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