Cartographie de nos outils
Indexation et organisation : le classement intelligent
Organiser et gérer intelligemment une base documentaire, afin de pouvoir retrouver et réutiliser efficacement des documents, doit être prévu dès le début du cycle de vie d’une information.
C’est avant même la numérisation, le paramétrage de sauvegarde des documents et l’organisation du classement informatique qu’il faudra penser à l’organisation du classement.
Le classement intelligent c’est :
Un processus de classement simple et automatisé qui part de la numérisation et va jusqu' au classement dans le bon dossier, ceci avec un nommage du fichier significatif.
Le document à numériser doit contenir dans son corps de texte les éléments nécessaires pour son classement intelligent.
Ces éléments peuvent être
- des codes barres
- des champs facilement repérables pour être traités par OCR.
Exemple d’application
Gestion de feuilles d’intervention de dépanneurs.
Dans les feuilles d'intervention il y a un code barre, c'est le numéro d'intervention. Derrière les feuilles d'intervention on peut être amenés à ajouter des documents ratachés.
Tous les documents à numériser peuvent être Recto/Verso.
1. Avec ScandAll PRO, les feuilles d’intervention sont numérisées en Recto/Verso couleur, avec suppression
des verso blancs, au format Tiff monopage2. Une fois la numérisation terminée, on exécute un traitement qui transforme les Tiff en PDF.
L'élément séparateur de documents c'est le code barre. A chaque code barre, il créé un PDF avec toutes les pièces qui suivent.
Le PDF créé aura comme nom de fichier le numéro d'intervention avec d'autres informations selon le choix de l'entreprise.3. Recherche dans la bibliothèque de réception, si un dossier a déjà été ouvert pour cette intervention :
Si NON >> Création d’un dossier et dépôt des fichiers dans le dossier créer
Si OUI >> soit le dossier comporte déjà un PDF avec le même nom, dans ce cas on rajoute au fichier PDF, sinon on dépose les fichiers créés dans ce dossier.
Le classement intelligent peut être différent selon les besoins de l’entreprise, les documents numérisés et classés…
L’objectif à atteindre est de supprimer le maximum de manipulations ; nommage des fichiers, classement par copier/coller avec les risques d’erreurs que cela comporte, même si la GED permet de les retrouver.
Le gain de temps entrainé est considérable et par conséquent vous avez un retour sur investissement très rapide.
Nos solutions de GED fonctionnent avec les matériels standards
de numérisation et sont compatibles avec Windows à 100 %